La digitalizzazione sta cambiando fortemente tutti i settori dell’economia e in particolare i processi interni. Tra le attività maggiormente soggette a tale transizione troviamo gli uffici, dove è in atto una vera e propria dematerializzazione dei documenti, molti dei quali vengono archiviati in cloud oppure secondo format telematici ad hoc.
Allo stesso tempo, eliminare completamente i faldoni cartacei oggi è pressoché impossibile: la parola d’ordine deve essere quindi ridurre laddove è fattibile e ogni qualvolta si possa effettivamente procedere. Nuove tecnologie e misure di stampo tradizionale devono necessariamente convivere; prima di eliminare una cartella cartacea occorre dunque pensarci con attenzione: potrebbe non essere la soluzione preferenziale.
La conservazione dei documenti cartacei
La conservazione dei documenti cartacei deve soddisfare degli standard ben precisi. Occorre prima di tutto dotarsi di raccoglitori per documenti ad hoc, da valutare alla luce delle caratteristiche che presenta il materiale da custodire in termini di dimensioni e non solo, preferendo soluzioni professionali e pensate appositamente per assicurare una consultazione semplice, veloce ed efficiente. Essi vanno distinti dai faldoni, i quali hanno in dotazione delle fettucce.
Pertanto, un archivio che risulti a tutti gli effetti organizzato alla perfezione, dovrebbe essere suddiviso secondo tre sezioni base:
- Sezione corrente: qui vanno depositati i raccoglitori che interessano la gestione aziendale attuale, quelli da avere più a portata di mano per ogni evenienza.
- Sezione storica o archivio storico: presenta al suo interno i faldoni che necessitano di essere archiviati secondo tempistiche superiori rispetto a quelle stabilite all’interno delle normative di riferimento.
- Sezione di deposito o archivio di deposito: in questa parte bisogna predisporre i dossier che invece devono attenersi alle disposizioni individuate dalla legge per quanto riguarda l’archiviazione.
L’archivio dovrà essere poi suddiviso secondo delle macroaree all’interno delle quali operare poi una ripartizione per ordine alfabetico oppure cronologico: in questo modo ogni raccoglitore sarà a portata di mano e semplice da visualizzare ogni qualvolta si riveli necessario consultarlo.
Perché organizzare i documenti in maniera ordinata
Predisporre un’organizzazione precisa, con criteri atti a favorirne la custodia e la consultazione dei documenti cartacei si rivela essenziale anche per ottemperare le operazioni che prevedono una conversione degli stessi in formati di stampo digitale.
Ciò è infatti alla base di una transizione effettuata in maniera semplificata ed efficiente, dove non si perde neppure un dato importante, così da ottimizzare i vantaggi messi in campo dalle nuove tecnologie.
Ma quando conviene dematerializzare, ovvero convertire un documento da cartaceo a digitale? Prima di tutto può essere interessante per le informazioni che comportano una condivisione tra più figure, a fronte dell’adozione di software ad hoc in grado di unificare le varie operazioni, semplificando l’accesso dai dispositivi desktop e mobile.
Allo stesso tempo, può rivelarsi necessario mantenere una copia sia cartacea che digitale della medesima cartella, in maniera tale da averla a portata di mano a 360°. La digitalizzazione, invece, torna particolarmente utile in caso di controllo da parte delle autorità che volessero averne una copia in tale formato ed è obbligatoria per diversi documenti nuovi, come le fatture.
Possiamo quindi concludere che archiviazione cartacea e digitale non si escludono a vicenda, un po’ come avviene nel caso della scrittura a mano e in quella al computer: sono due facce della stessa medaglia da portare avanti con gli strumenti di volta in volta più adeguati.